Chỉnh Lý Tài Liệu Là Gì ? Chỉnh Lý Tài Liệu Lưu Trữ Là Gì

Chỉnh lý tài liệulà việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Đang xem: Chỉnh lý tài liệu là gì

1.Cơ sở thực hiện quy trình chỉnh lý

2. Các phương án phân loại

Phương ánCơ cấu tổ chức – Thời gian: thường áp dụng cho những Phông có cơ cấu tổ chức rõ ràng, ổn định; chức năng, nhiệm vụ của từng cơ cấu cụ thể, không chồng chéo.

Phương ánThời gian – Cơ cấu tổ chức: thường áp dụng cho những Phông có cơ cấu tổ chức không ổn định.

Phương ánMặt hoạt động – Thời gianvàThời gian – Mặt hoạt động: thường áp dụng để phân loại tài liệu của các phông mà đơn vị hình thành phông không có cơ cấu tổ chức hoặc cơ cấu tổ chức luôn thay đổi; chức năng nhiệm vụ của từng cơ cấu không rõ ràng hoặc không có điều kiện để nghiên cứu lịch sử tổ chức của đơn vị hình thành phông.

Xem thêm: Nên Làm Gì Khi Bị Hạ Đường Huyết, Hạ Đường Huyết Và Một Số Điều Cần Biết

Phương ánVấn đề – Thời gianvàThời gian – Vấn đề:áp dụng đối với phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ và các sưu tập tài liệu lưu trữ.

3. Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Bước1. Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu

Bước2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m)

Bước3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu

Bước4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý

Bước5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại

Bước6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ. Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa lập hồ sơ (tài liệu rời lẻ)

Bước7. Biên mục phiếu tin (các trường 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 , 8, 9, 11, 13, 14)

Bước8. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin

Bước9. Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại

Bước10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin

Bước11. Biên mục hồ sơ

a/ Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền vào trường 10 của phiếu tin

b/ Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn

c/ Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc

Bước12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ

Bước13. Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ

Bước14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ

Bước15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)

Bước16. Viết và dán nhãn hộp (cặp)

Bước17. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá

Bước18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập Biên bản giao, nhận tài liệu

Bước19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu

Bước20. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin

Bước21. Lập mục lục hồ sơ

a/ Viết lời nói đầu

b/ Lập bảng tra cứu bổ trợ

c/ Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)

d/ Đóng quyển mục lục (03 bộ)

Bước22. Xử lý tài liệu loại

a/ Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại

b/ Viết thuyết minh tài liệu loại

Bước23. Kết thúc chỉnh lý

a/ Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông

b/ Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý

4. Phương thức thực hiện

Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ – Số hóa tài liệu HTphối hợp thực hiện dịch vụ theo từng nội dung, phù hợp dự toán cho hoạt động lưu trữ (theo Điều 39 – Luật Lưu trữ) trên cơ sở thống nhất về kinh phí (do đơn vị đề xuất), đảm bảo chất lượng dịch vụ với các phương thức sau:

*Phương thức cùng thực hiện: Đối với phương thức này, chủ đầu tư và Công ty cùng thống nhất triển khai kế hoạch thực hiện các hoạt động dịch vụ, Công ty sẽ đứng ra ký hợp đồng dịch vụ từng phần và cùng phối hợp với đơn vị tổ chức triển khai các nội dung dịch vụ.

* Phương thức dịch vụ trọn gói: Đối với phương thức này, đơn vị là cơ quan chủ trì (chủ đầu tư), Công ty trực tiếp tiếp nhận dịch vụ thông qua đấu thầu, chỉ định thầu hoặc thông qua hợp đồng dịch vụ giữa đơn vị và Công ty.

Xem thêm: Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự Là Gì? Thủ Tục Và Nơi Làm Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự

5. Kinh phí thực hiện

Sự thỏa thuận giữa chủ đầu tư với Công ty.